Abbiamo già visto l’importanza della definizione per ogni tabella di una chiave primaria. È possibile definire due tipi di chiave primaria:

• Chiave primaria ad un campo: può essere chiave primaria un qualsiasi campo che non contenga valori nulli o duplicati. Per esempio, in una tabella di dati anagrafici il campo codice fiscale può essere assunto come chiave primaria. Un modo immediato per creare una chiave primaria è aggiungere alla tabella un campo contatore ed impostare su questo campo la chiave primaria. Il campo contatore è un campo particolare che si aggiorna automaticamente in maniera sequenziale ogni qualvolta alla tabella viene aggiunto un record. In tal modo si può essere certi della univocità dei valori nel campo.
• Chiave primaria multicampo: quando nessun campo della tabella contiene valori univoci e non si ritiene di dover ricorrere ad un campo contatore, è necessario definire una chiave primaria composta da due o più campi. Si immagini, per esempio, di creare una tabella per le prenotazioni di viaggi aerei: sia il campo per la data, che quello per il posto in aereo possono non contenere valori univoci, ma combinati insieme identificano senz’altro ciascuna prenotazione in maniera univoca.

Per rimuovere una chiave primaria fare clic sul selettore di righe della chiave primaria corrente e quindi fare ancora clic sul pulsante Chiave primaria.

Prima di rimuovere una Chiave Primaria utilizzata in una relazione, è necessario eliminare la relazione, nel seguente modo:

1. chiudere tutte le tabelle aperte;
2. passare alla finestra del Data Base (premendo F11);
3. fare clic sul pulsante Relazioni, sulla barra degli strumenti;
4. selezionare col mouse la linea della relazione che si vuole eliminare e premere CANC.

Modifica e personalizzazione delle tabelle

Per poter modificare una tabella è necessario conoscere i termini e le convenzioni usate da Access per descrivere le proprietà dei campi contenenti i dati elementari. Nella parte superiore della modalità Struttura si possono impostare tre proprietà:

• Nome campo. Va inserito nella prima colonna della griglia e può contenere fino a 64 caratteri. Tuttavia si consiglia di limitare la lunghezza dei nomi di campo per evitare errori di digitazione quando tali nomi vengono utilizzati come argomenti da usare nelle macro o nel codice.
• Tipo dati. La seconda colonna della griglia contiene un elenco a tendina da cui selezionare i seguenti tipi di dati: Testo, Memo, Numerico, Data/Ora, Valuta, Contatore, Sì/No, Oggetto OLE, Collegamento ipertestuale, Autocomposizione Ricerca. Più avanti vedremo meglio le caratteristiche dei singoli tipi di dati.
• Descrizione. Nella terza colonna si può facoltativamente aggiungere per comodità una breve descrizione del campo.

La tabella che segue descrive per ogni proprietà di campo il relativo uso:
 

Scelta dei tipi di dato, delle dimensioni e del formato dei campi

Quando si definisce la struttura della tabella è necessario assegnare ad ogni campo un certo tipo di dati (in sostituzione eventualmente di Testo, assegnato da Access come tipo di dato predefinito), nonché impostare le proprietà che determinano le dimensioni e il formato dei campi. In ogni singolo campo ci devono essere solo dati di un unico tipo: questa è una forma elementare per controllare la modalità di immissione dei dati nel Data Base tramite le maschere. Le proprietà di un campo si impostano selezionando il campo nella parte superiore della modalità struttura, e scegliendo la proprietà nella parte inferiore.

Il campo Testo può contenere fino a 255 caratteri alfanumerici, ma è possibile stabilire una dimensione inferiore digitando il numero desiderato nella proprietà Dimensione campo; i campi Memo contengono fino a 64.000 caratteri alfanumerici, e vengono impiegati per scrivere testi lunghi come una nota o una descrizione; il campo Numerico registra valori numerici da utilizzare per i calcoli matematici, la cui visualizzazione e il cui formato vengono scelti rispettivamente nelle proprietà Dimensione campo e Formato; il campo Contatore è un valore numerico che viene incrementato automaticamente (di una unità o casualmente) ogni volta che viene aggiunto un nuovo record ad una tabella; il campo Sì/No contiene solo uno di due valori alternativi, scelti dalla proprietà Formato: Sì/No, Vero/Falso, On/Off; il campo Valuta è un valore numerico impostato con 4 cifre decimali, ideato per evitare errori di arrotondamento in occasione di operazioni contabili; il campo Data/ora contiene in un formato fisso speciale (selezionato anche questo dalla proprietà Formato) la data e l’ora; il campo Oggetti OLE contiene immagini grafiche, suoni, testi, fogli elettronici e altri tipi di dati creati da un’applicazione OLE; nel campo Collegamento ipertestuale vengono memorizzate pagine di Internet, pagine Web sul proprio computer o in rete; il campo Autocomposizione ricerca consente di scegliere un valore da un’altra tabella o da un elenco di valori utilizzando una casella combinata.

Ordinare i dati nelle tabelle

I dati immessi in una tabella sono normalmente ordinati secondo l'ordine dato dalla chiave primaria, tuttavia si può scegliere di ordinare i dati secondo uno qualsiasi dei campi presenti nella tabella. Il procedimento da seguire è il seguente:

1. aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati;
2. selezionare il campo in base al quale si desidera ordinare i dati, facendo clic sul pulsante di intestazione del campo;
3. fare clic sul pulsante Ordinamento crescente nella barra degli strumenti.

1. selezionare il campo che si vuole spostare a sinistra, facendo clic sul pulsante di intestazione, quindi trascinarlo nel punto voluto, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse;
2. selezionare i campi che si desidera ordinare;
3. fare clic sul pulsante Ordinamento crescente sulla barra degli strumenti.