Con i report è possibile visualizzare i dati del Data Base che si desidera, mettendo in evidenza determinate informazioni, come totali parziali e generali, e destinarli alla stampa. Volendo si potrebbe stampare anche una maschera, tuttavia in un report i dati si possono organizzare meglio per la stampa: per esempio si possono disporre in colonne, in formato tabellare, si possono aggiungere grafici, ecc.

I dati contenuti in un report possono essere suddivise in sezioni, ciascuna delle quali ha uno scopo specifico:

• si ha una prima sezione in alto che costituisce l'intestazione del report: questa sezione figura una sola volta all'inizio del report e viene utilizzata per immettere un titolo, un logo, una data di stampa, ecc.
• segue un'intestazione di pagina, visualizzata nella parte superiore di ogni report (ad eccezione della prima pagina in cui segue immediatamente l'intestazione del report): viene di norma utilizzata per mostrare le intestazioni delle colonne;
• il corpo costituisce la parte più consistente del report ed è composto dai dati delle tabelle o delle query d'origine;
• in fondo a ciascuna pagina si ha il piè di pagina pagina utilizzato per mostrare elementi quali il numero di pagina;
• infine, il piè di pagina report appare una sola volta al termine del report e visualizza generalmente i totali.

I dati di un report traggono origine principalmente da una tabella o da una query, il resto delle informazioni vengono immesse direttamente nella struttura del report.

I controlli utilizzati per realizzare il collegamento tra il report e la relativa fonte dei dati possono essere:

• le caselle di testo, in cui sono visualizzati nomi e numeri;
• le cornici, che visualizzano immagini e grafici;
• le etichette, che riportano i titoli dei report;
• le linee e i rettangoli, che hanno la funzione di migliorare l'aspetto grafico del report.

Come si crea un report

L'autocomposizione è la maniera più semplice per creare anche i report: l'Autocomposizione Report consente di inserire automaticamente i campi nel report e di scegliere uno degli stili disponibili per la presentazione: tra le autocomposizioni il metodo più rapido è offerto dal Report standard: il report, creato senza l'immissione di informazioni da parte dell'utente, visualizza tutti i campi della tabella o della query d'origine, con una formattazione dei dati predefinita:

• il Report standard a colonne visualizza ciascun campo su una riga separata con un'etichetta posta a sinistra;
• il Report standard tabellare visualizza su una riga tutti campi di ogni record e le etichette figurano una sola volta nella parte superiore di ciascuna pagina.

Dopo aver fatto clic sulla scheda Report sulla finestra del Data Base, scegliere Nuovo:

1. nella finestra di dialogo scegliere una delle due autocomposizioni Report standard;
2. fare clic sull'elenco a tendina nella stessa finestra per scegliere la tabella o la query di origine dei dati del report;
3. fare clic su OK.

Per realizzare report un po' più elaborati sempre con l'autocomposizione, scegliere nella prima finestra di dialogo Autocomposizione Report, e fare clic su OK:

1. fare clic sull'elenco a tendina per scegliere da quali tabelle o query prelevare i campi da includere nel report, aggiungere i campi e fare clic su Avanti;
2. la terza finestra chiede se aggiungere livelli di gruppo: selezionare un campo, in base al quale stabilire un gruppo, e fare clic sul pulsante >;
3. i record all'interno di un gruppo si possono ordinare secondo quattro campi differenti: sceglierli dall'apposita finestra e fare clic su Avanti (sulla parte sinistra della finestra appaiono a partire da adesso dei riquadri che mostrano parziali anteprime delle scelte effettuate);
4. l'autocomposizione permette di scegliere tra sei layout predefiniti, e tra un orientamento orizzontale e uno verticale;
5. a questo punto, selezionare uno degli stili predefiniti per il report (aziendale, casual, compatto, formale grassetto, grigio chiaro);
6. nell'ultima finestra digitare un titolo per il report e fare clic su Fine.

Personalizzare un report

Il report dispone di tre tipi di visualizzazione:

• visualizzazione anteprima di layout, permette di controllare rapidamente il tipo e la dimensione dei caratteri e il layout generale del report, in quanto mostra solo un esempio limitato di dati della tabella o della query;
• visualizzazione anteprima di stampa, consente di esaminare l'intero documento, pagina per pagina, che andrà alla stampa;
• visualizzazione struttura, viene usata per modificare il layout di un report o per crearne uno nuovo.

Le sezioni di un report, in visualizzazione struttura sono rappresentate sotto forma di fasce ciascuna delle quali è destinata a contenere controlli analoghi a quelli delle maschere.

La struttura del report, realizzata con l'autocomposizione presenta già un aspetto organizzato e professionale, tuttavia si può rendere necessario apportare qualche modifica. Per cambiare o personalizzare l'aspetto di un report e per crearne uno nuovo senza ricorrere all'autocomposizione occorre passare alla visualizzazione struttura:

1. fare clic su Visualizzazione Struttura (eventualmente dopo avere scelto Nuovo dalla scheda Report, se si vuole realizzare un report a partire da zero);
2. selezionare il nome della tabella o della query sui cui dati si desidera basare il report e fare clic su OK;
3. apparirà la visualizzazione struttura del report nella quale effettuare tutte le operazioni.

Le osservazioni e le distinzioni fatte a proposito dei controlli per le maschere (controlli associati, non associati e calcolati) valgono anche per i report; utilizzare la casella degli strumenti per aggiungere controlli alla struttura:

• per aggiungere un'etichetta o un altro controllo, selezionare l'apposito pulsante nella casella degli strumenti, fare clic sulla struttura e premere INVIO dopo avere digitato un testo sull'etichetta;
• per creare un qualsiasi controllo con l'autocomposizione controllo assicurarsi che questo strumento sia già selezionato, quindi fare clic sul pulsante relativo al controllo che si desidera inserire e posizionarlo sulla struttura.

Si possono aggiungere altri campi dai record di origine dei report: è necessario selezionarli dall'Elenco dei campi posto sulla barra degli strumenti e trascinarli nei punti della struttura nei quali si vuole inserirli.

Per modificare il testo o i dati di un controllo, procedere come segue:

• modificare il testo di un'Etichetta: scegliere l'Etichetta, selezionarne il testo col mouse e digitare il nuovo testo;
• modificare il campo associato ad una casella di testo o a un altro controllo: selezionare il controllo, fare doppio clic per aprire la finestra delle proprietà, far scorrere l'elenco della proprietà Origine controllo e fare clic sul campo desiderato;
• modificare una casella di testo contenente un'espressione: ripetere le operazioni del punto precedente e sulla proprietà Origine controllo digitare la nuova espressione, oppure fare clic sui tre puntini posti sulla destra della casella per modificare l'espressione fin qui svolta tramite il Generatore di espressioni.

Aggiungere un'informazione nel piè di pagina agevola spesso la lettura di un report:

• in visualizzazione struttura selezionare lo strumento Etichetta;
• fare clic nella sezione Piè di pagina pagina per aggiungervi l'etichetta;
• digitare un testo nell'etichetta appena creata e modificarne, se è il caso, carattere e colore.

Il piè di pagina del report è più complesso del precedente in quanto normalmente include controlli calcolati (per esempio, totali generali); inoltre compare solo nell'ultima pagina a rappresentare una sintesi dell'intero report:

• nella casella degli strumenti fare clic prima sul pulsante Casella di testo e poi nella sezione relativa al Piè di pagina report;
• digitare un titolo nell'etichetta creata insieme alla casella di testo e premere invio;
• fare doppio clic nella nuova casella di testo, per aprire la tavola delle proprietà;
• digitare un'espressione nella casella di proprietà Origine controllo, ed eventualmente (se si tratta di calcolare totali di somme) selezionare Valuta nella casella Formato.

A seconda della quantità e della natura di dati da inserire in un report, può rendersi necessario modificare la dimensione di una sezione del report. Ciascuna sezione di un report ha una propria altezza che è possibile modificare a piacere, mentre l'intero report dispone di una sola larghezza, sicché quando si modifica la larghezza di una sezione, anche le altre sezioni del report risultano modificate nella stessa maniera.

Per aumentare o ridurre l'altezza di una sezione, posizionare il puntatore sul bordo inferiore della sezione stessa e trascinare verso il basso o verso l'alto; per modificare la larghezza di una sezione (e dunque dell'intero report) posizionare il puntatore sul suo bordo destro e trascinare verso destra o verso sinistra.

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