Definizione di macro

Una macro è un set di una o più azioni, ciascuna delle quali esegue una determinata operazione, ad esempio l'apertura di una maschera o la stampa di un report. Le macro consentono di automatizzare le attività comuni. È possibile ad esempio eseguire una macro che stampa un report quando l'utente sceglie un pulsante di comando.

oppure:

Una macro è una sequenza di azioni che rende automatiche le operazioni ripetitive del Data Base: aprire o chiudere una maschera, stampare un report, ricercare record rapidamente, garantire la precisione dell'inserimento di dati, ecc.

Per creare una macro fare innanzitutto clic sulla scheda corrispondente nella finestra Data Base e scegliere Nuovo;

• si apre la finestra macro, formata da due parti:

1. nella parte superiore inserire le azioni da far eseguire alla macro e un breve commento di spiegazione;
2. nella parte inferiore (a cui si può accedere premendo il tasto F6), vengono specificati gli argomenti di ogni azione, cioè quelle costanti, variabili o espressioni che costituiscono gli elementi di un'azione;

Esecuzione di una macro

Prima di eseguire una macro bisogna salvarla (fare clic su Salva sul menu File) e assegnarle un nome; l'esecuzione di una macro si può avviare dalla finestra macro, dalla finestra Data Base, da altre finestre del Data Base o dall'interno di un'altra macro:

• dalla finestra macro, fare clic sul pulsante Esegui sulla barra degli strumenti oppure, se questo pulsante non è visualizzato, scegliere Esegui dal menu.
• dalla finestra Data Base, selezionare prima la scheda delle macro, poi il nome della macro che si vuole eseguire e quindi premere il pulsante Esegui:
• da altre finestre del Data Base, fare clic su Esegui macro dal menu Strumenti, scegliere il nome della macro dall'elenco e fare clic su OK;
• da un'altra macro, aggiungere Esegui Macro in una riga della colonna "Azioni" alla macro da cui si desidera eseguire la seconda, quindi impostare l'argomento Nome macro al nome della macro da eseguire.

Utilizzare una macro o Visual Basic

In Microsoft Access è possibile eseguire molte attività utilizzando le macro o l'interfaccia utente. In molti altri programmi di Data Base per le stesse attività è necessaria la programmazione. L'utilizzo di una macro o di Visual Basic, Applications Edition dipende in genere dall'operazione che si desidera effettuare.

Quando utilizzare una macro

Le macro consentono di effettuare con facilità operazioni semplici come aprire e chiudere le maschere, visualizzare e nascondere le barre degli strumenti ed eseguire i report. È possibile unire in modo rapido e semplice gli oggetti di Data Base creati, in quanto è sufficiente ricordare pochi elementi di sintassi. Gli argomenti per ogni azione vengono visualizzati nella parte inferiore della finestra della macro.

È inoltre necessario utilizzare le macro per:

• Eseguire assegnazioni di tasti globali.

• Eseguire un'azione o una serie di azioni quando un Data Base viene aperto per la prima volta. È possibile tuttavia utilizzare la finestra di dialogo Avvio affinché vengano eseguite determinate operazioni quando si apre un Data Base, come aprire una maschera.

Quando utilizzare Visual Basic

È necessario utilizzare Visual Basic invece delle macro se si desidera:

• Facilitare la gestione di un Data Base. Dal momento che le macro sono oggetti separati dalle maschere e dai report in cui vengono utilizzate, la gestione di un Data Base contenente più macro che rispondono a eventi delle maschere e dei report può risultare difficile. Le routine evento di Visual Basic vengono invece generate all'interno della definizione della maschera o del report. Se una maschera o un report viene spostato da un Data Base a un altro, vengono spostate anche le routine evento generate al loro interno.

• Creare funzioni personalizzate. In Access sono incluse molte funzioni incorporate, come la funzione IPmt che consente di calcolare il pagamento degli interessi. È possibile utilizzare queste funzioni per eseguire calcoli, senza dover creare espressioni complesse. Utilizzando Visual Basic è inoltre possibile creare funzioni personalizzate per eseguire calcoli che non sono possibili in un'espressione oppure per sostituire espressioni complesse. Le funzioni create possono inoltre essere utilizzate nelle espressioni per applicare a più oggetti un'operazione comune.

• Sostituire i messaggi di errore. Quando si verifica un'operazione non prevista durante l'utilizzo di un Data Base e viene visualizzato un messaggio di errore, quest'ultimo può essere poco comprensibile all'utente, soprattutto se non ha familiarità con Access. Utilizzando Visual Basic è possibile rilevare l'errore quando si verifica e visualizzare un messaggio personalizzato oppure eseguire un'azione.

• Creare o manipolare oggetti. Nella maggior parte dei casi risulta più facile creare e modificare un oggetto in visualizzazione Struttura. In alcune situazioni può essere tuttavia necessario manipolare la definizione di un oggetto nel codice. Utilizzando Visual Basic è possibile manipolare tutti gli oggetti contenuti in un Data Base, così come il Data Base stesso.

• Eseguire azioni a livello di sistema. È possibile eseguire l'azione Esegui Applicazione in una macro per eseguire un'altra applicazione per Microsoft Windows o per MS - DOS dall'applicazione attiva, ma una macro non consente di eseguire molte altre operazioni al di fuori di Access. Utilizzando Visual Basic è invece possibile controllare se nel sistema esiste un file, utilizzare Automazione o il DDE per comunicare con altre applicazioni per Windows come Microsoft Excel e chiamare funzioni nelle DLL di Windows.

• Manipolare i record uno alla volta. È possibile utilizzare Visual Basic per esaminare un record alla volta in un set di record ed eseguire un'operazione su ogni record, mentre le macro utilizzano interi set di record contemporaneamente.

• Passare argomenti alle routine Visual Basic. Quando viene creata una macro, è possibile impostare gli argomenti per le relative azioni nella parte inferiore della finestra della macro, ma non è possibile modificarli durante l'esecuzione della macro. Con Visual Basic è invece possibile passare argomenti al codice durante l'esecuzione oppure utilizzare le variabili per gli argomenti, operazione che non è possibile effettuare nelle macro. Tutto questo fornisce una grande flessibilità al funzionamento delle routine Visual Basic.

Il report rappresenta un metodo efficace per stampare i dati. La possibilità di controllare le dimensioni e l'aspetto di ogni elemento di un report consente di mostrare le informazioni nel modo desiderato.La maggior parte delle informazioni di un report proviene da una tabella, da una query o da un'istruzione SQL sottostante che costituisce l'origine dei dati del report. Altre informazioni del report sono memorizzate nella struttura del report.

Gruppi di macro

In alcuni casi è opportuno raggruppare un insieme di macro in un'unica finestra Macro. È il caso, ad esempio, di una maschera che contiene diversi pulsanti di comando ciascuno dei quali apre altre maschere; invece di salvare una macro per pulsante, si può creare un gruppo macro che contenga una macro per ogni pulsante: in tal modo nella scheda macro del Data Base sarà aggiunta una sola macro, ma ciascuna delle singole macro verranno eseguite indipendentemente le une dalle altre.

Per creare un gruppo macro operare come segue:

1. selezionare la scheda Macro nella finestra Data Base, e fare clic su Nuovo;
2. fare clic su Nome macro sulla barra degli strumenti: nella parte superiore della finestra macro è ora aggiunta una nuova colonna, Nome macro, appunto;
3. digitare il nome della prima macro nella colonna appena creata e aggiungere le azioni che ciascuna macro va ad eseguire nella colonna Azioni;
4. ripetere le operazioni 2 e 3 per ogni macro da inserire nel gruppo.

Un modulo è un insieme di procedure e di azioni espresse in linguaggio Visual Basic che consente di automatizzare determinate operazioni complesse, salvato come una singola unità. Si tratta di un'evoluzione delle macro in quanto consentono, rispetto a queste ultime, una manipolazione più puntuale e precisa dei dati del Data Base, record per record, campo per campo. L'argomento, date le caratteristiche avanzate di questo strumento, esula dall'impostazione del corso e, pertanto chi desidera approfondire la conoscenza dei moduli può farlo nella Guida in linea.

Sommario - Introduzione